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O que é automação escolar e como fazer?

A automação escolar é uma tendência que caminhava lentamente até a pandemia, mas, com a necessidade do ensino e da gestão remota, muitos processos foram agilizados.

Apesar de inúmeros desafios vivenciados pelos gestores, coordenadores e docentes, a modernização da gestão escolar, com o uso da automação, se mostrou extremamente benéfica. Tanto processualmente, quanto financeiramente.

Agilizando atividades repetitivas, manuais e burocráticas. E, inclusive, com a capacidade de potencializar e aumentar a eficiência de funções estratégicas, que demandam coleta e análise de dados.

No quesito economia, a automação educacional, se realizada corretamente, pode diminuir custos com manutenção, energia, insumos etc.

Por esses e tantos outros benefícios que, segundo pesquisas da TIC Educação 2021, do Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br), o avanço tecnológico veio para ficar e não deve retroceder no período pós-pandêmico.

Vamos entender melhor o que é automação escolar, desafios e como ela pode impactar positivamente nas instituições?

Fique até o final para conhecer algumas dicas de como fazer a automação escolar!

Automação é, sem dúvidas, um dos termos mais utilizados nos últimos anos, com o surgimento de assistentes virtuais, como a Siri, a Alexia e outros. Hoje, com o avanço tecnológico e a modernização de funções e processos, conseguimos realizar uma infinidade de ações com apenas alguns cliques.

Desde processos extremamente simples e rotineiros, como ligar o ar condicionado, ou pré-aquecer o forno, antes de chegar em casa, até funções muito mais complexas. Como cirurgias delicadas realizadas remotamente, carros autônomos, que dirigem sozinhos etc.

E, claro, não seria diferente no ambiente educacional, com a automação escolar aplicada tanto no gerenciamento, quanto em atividades dentro da sala de aula.

Mas o que é automação escolar?

Bom, automação é o emprego de técnicas, estratégias e ferramentas tecnológicas capazes de transformar atividades manuais em automáticas. Então, na prática, máquinas operam atividades que seriam normalmente realizadas por uma pessoa, ou uma equipe.

O objetivo principal é facilitar e agilizar a rotina de gestores, diretores, educadores e demais profissionais da educação. Mas não apenas, a automação educacional também pode funcionar como um ótimo atrativo dentro da sala de aula, na aplicação de atividades extracurriculares online, tarefas, etc.

“Ah! Mas automação é um investimento extremamente alto!”

Na realidade, hoje, existem inúmeras ferramentas que se encaixam na demanda da instituição. Dessa forma, é possível modernizar o ambiente escolar de acordo com o orçamento, necessidade e objetivos da escola.

Mas, afinal, qual a importância de investir em automação escolar?

Apesar de representar um nicho extremamente específico, as escolas são empresas, que precisam otimizar recursos, tempo e gerar resultados.

Com a automação escolar, é possível ter um ganho de produtividade e uma economia extremamente importantes para a saúde financeira da instituição e para garantir competitividade no mercado.

Além, é claro, de impactar diretamente na experiência dos clientes, pais e alunos, ao utilizar serviços básicos. Como pagamento de matrícula e mensalidades, solicitações de documentos, acompanhamento de notas e atividades, etc.

As tarefas manuais e repetitivas acabam consumindo tempo e gerando processos cada vez mais demorados, passíveis de erros e que comprometem o relacionamento entre todas as partes envolvidas.

Gerenciar uma instituição educacional é uma atividade complexa com inúmeros processos, áreas e funções. Isso quer dizer que modernizar a estrutura tecnológica da escola para tornar esse conjunto mais eficiente e simples não é um gasto e sim um investimento.

Benefícios da automação educacional

• Melhora na produtividade

A produtividade é um benefício direto da automação escolar, afinal, ela agiliza processos burocráticos e repetitivos, possibilitando mais resultados em menos tempo. Sem contar, claro, que a automação minimiza falhas e retrabalhos, diminuindo ainda mais o tempo de cada processo.

• Empenho em atividades mais estratégicas ou delicadas

Como as tarefas burocráticas e repetitivas são realizadas por sistemas e softwares, os colaboradores podem se dedicar a outras funções que demandem o contato ou habilidades humanas.

Como, por exemplo, gerenciar conflitos, realizar cobranças, planejar estratégias, auxiliar e monitorar professores e outros colaboradores.

• Mais precisão e eficiência no gerenciamento

Com as ferramentas e sistemas adequados, a automação escolar também pode melhorar a eficiência do gerenciamento. Possibilitando a captura de dados e a construção de relatórios muito mais precisos e em menos tempo, claro.

Com isso, a gestão educacional pode ter uma visão mais clara e assertiva de todos os processos. Aumentando, assim, a assertividade da avaliação do panorama escolar e na criação de estratégias em todos os setores da instituição.

• Queda na taxa de inadimplência

Outro ponto que pode ser beneficiado com a automação escolar é em relação à taxa de inadimplência. Com boas ferramentas, a instituição pode automatizar as cobranças, melhorar os métodos de pagamento e criar alertas para ajudar pais e responsáveis.

Isso acaba por diminuir a taxa de inadimplência escolar, além de gerar melhores experiências, facilitar a identificação de casos críticos e possibilitar a criação de soluções mais adequadas para cada caso.

• Segurança das informações

O vazamento de dados, hoje, é um assunto extremamente delicado para todas as empresas que manipulam dados de terceiros, sejam eles clientes, parceiros ou colaboradores. Com a automação escolar, a instituição pode criar barreiras melhores para a segurança de dados.

Evitando, assim, prejuízos financeiros, como multas, processos e sanções, e de imagem. É muito importante, no entanto, escolher os parceiros adequados, que ofereçam essa segurança.

Uma ótima opção é a computação em nuvem, para armazenar dados e informações em uma plataforma de cloud computing, como a do Google, por exemplo. Com criptografia e barreiras de segurança robustas.

• Melhora na experiência de pais, responsáveis e alunos

Por fim, a automação escolar pode trazer inúmeros benefícios para a experiência de pais e alunos. Agilizando a comunicação, respostas e resolução de problemas e solicitações. Como envio de documentos, relatórios, boletos etc.

Além, claro, de minimizar as falhas comuns a esses processos.

Esse conjunto de facilitadores melhora a experiência de pais, responsáveis e alunos. O que, naturalmente, reflete na taxa de fidelização e na propaganda orgânica da instituição. Impactando também na captação de novos alunos.

Como fazer a automação escolar?

O processo de automação escolar envolve diversas áreas da empresa, afinal, para otimizar recursos é importante empregar os investimentos em processos e áreas que possuam mais gargalos e ineficiências.

E isso, claro, pode variar de escola para escola. Para te ajudar a começar a automação escolar, separamos 4 passos básicos. Confira:

1 – Faça uma análise do mercado e das demandas da instituição

Realizar o mapeamento de processos da instituição é o primeiro passo para automação escolar. Nele precisam constar todos os processos que circundam o gerenciamento e a administração da instituição.

Esse passo facilita a identificação de pontos de gargalos e quais acumulam funções burocráticas, repetitivas e que podem ser automatizadas para aumentar a eficiência. A pesquisa de mercado e análise de concorrentes também fazem parte da compreensão sobre o que pode ser melhorado.

Afinal, ao analisar o entorno, conseguimos identificar estratégias bem sucedidas, demandas que ainda não foram atendidas e tendências tecnológicas. Também é uma ótima forma de se manter atualizado e garantir a eficiência da automação escolar.

2 – Monte um planejamento e pesquise as melhores soluções

Com o mapeamento do mercado e dos processos internos, é possível montar um planejamento de automação escolar. Ele deve conter quais soluções serão utilizadas, áreas de alcance, cronograma de implantação de cada ferramenta.

Além, é claro, do budget necessário, responsáveis por cada etapa de implantação e prioridades.

Para esse passo ser realizado com sucesso, é importante a presença de outros setores, como TI, financeiro e administrativo. Assim é possível alinhar as expectativas, demandas e o orçamento disponível para automação.

3 – Capacite o time de colaboradores

Outro passo que muitas vezes pode ser esquecido ao realizar o processo de automação escolar é a capacitação dos colaboradores que terão que acessar as novas ferramentas e sistemas.

Essa é, inclusive, uma das maiores dificuldades de profissionais e professores da atualidade: saber como utilizar as inovações. Sem a capacitação e o treinamento correto, o processo de automação escolar será muito mais lento e dificilmente atingirá a eficiência esperada.

4 – Invista em boas ferramentas

Por fim, é fundamental que a empresa invista em boas ferramentas de automação escolar, que sejam seguras, eficientes, adaptáveis e, claro, estejam de acordo com o orçamento disponível.

A infraestrutura, ferramentas e recursos educacionais digitais são fundamentais para adequar a instituição de ensino ao modelo atual da sociedade e acompanhar as gerações que já nasceram no ambiente digital.

E esse passo depende muito da análise e das decisões das próprias instituições, que devem alocar os investimentos de forma estratégica e eficiente. Mas é possível fazer mais! Você sabia que existem ferramentas tecnológicas para a educação que são gratuitas, intuitivas e democráticas?

Fique por dentro das tendências e inovações educacionais aqui no blog da ITExperts!

Originalmente publicado em:https://educadordofuturo.com.br/tecnologia-na-educacao/automacao-escolar/

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